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淺析如何保障檔案管理的保密性

發(fā)布時間:2018-12-25所屬分類:管理論文瀏覽:1

摘 要: 摘要:檔案管理事業(yè)的發(fā)展取得了一定的成績,但是在管理工作中仍然有很多容易令人忽視的重要問題,就是檔案信息資料的保密性以及安全性問題。一些企業(yè)和單位沒有重視檔案信息資料及其安全網(wǎng)絡(luò)的保密性問題,因此造成信息外泄,給企業(yè)單位造成了相當(dāng)大的損失

  摘要:檔案管理事業(yè)的發(fā)展取得了一定的成績,但是在管理工作中仍然有很多容易令人忽視的重要問題,就是檔案信息資料的保密性以及安全性問題。一些企業(yè)和單位沒有重視檔案信息資料及其安全網(wǎng)絡(luò)的保密性問題,因此造成信息外泄,給企業(yè)單位造成了相當(dāng)大的損失。為此,應(yīng)加快完善檔案的保密管理制度和運(yùn)行機(jī)制,提高安全防范意識和管理水平。

  關(guān)鍵詞:檔案管理,保密性,安全網(wǎng)絡(luò)

檔案管理

  檔案信息的安全管理是現(xiàn)階段各企業(yè)和單位機(jī)構(gòu)重點(diǎn)思考的問題之一,如何保證檔案資料的安全性和保密性也是不得不去面對的問題。這就上升到整個企業(yè)和單位的根本管理制度和內(nèi)控機(jī)制的運(yùn)行效率和質(zhì)量之上。一些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密或者事業(yè)單位重大決策的關(guān)鍵信息都需要加以嚴(yán)格的保密,一旦這類信息外泄,就會給企業(yè)和單位造成難以想象和難以彌補(bǔ)的損失。所以要加快完善保密性管理機(jī)制和體系,提高對檔案信息資料的保密程度和水平。

  1開展檔案保密工作的關(guān)鍵性

  檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)發(fā)展的點(diǎn)滴,是最可靠、最齊全的信息數(shù)據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)體系中,企業(yè)之間的競爭從本質(zhì)上來說就是信息、人才、資源的競爭,而信息競爭能力取決于該企業(yè)的檔案保存情況。如果企業(yè)擁有完善的檔案保存記錄,擁有豐富的檔案資源,無疑是掌握大量有用的信息,能夠在激烈的競爭市場中拔得頭籌,而那些檔案數(shù)據(jù)單薄的企業(yè)很可能被市場無情淘汰。

  某些檔案信息牽涉到的不僅僅是一家企業(yè)或者單位的關(guān)鍵性事項(xiàng),而且也涉及到了國家的某些方針與政策,提前泄密所帶來的安全風(fēng)險系數(shù)極大,很可能會破壞正常的工作進(jìn)度,同時也會造成相關(guān)企業(yè)和部門的名譽(yù)、形象受到很大的損害?梢姡瑱n案信息的保密工作是十分必要的,其重要性也是不言而喻的,尤其是在當(dāng)今電子檔案和安全管理系統(tǒng)應(yīng)用愈加普遍的今天,更需要維護(hù)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,確保關(guān)鍵信息資料的安全以及保密性。

  2強(qiáng)化檔案信息保密性的具體舉措

  2.1全面提升在職員工的專業(yè)素養(yǎng)

  員工的保密意識是開展檔案保密管理工作的首要因素。對于檔案的管理者而言,他們的最核心任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的完整、安全,這是每個管理者的職責(zé),因而在培養(yǎng)意識的時候,應(yīng)刻意培養(yǎng)員工的職業(yè)責(zé)任感,幫助員工樹立較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案管理是單位工作中的重點(diǎn),因而該崗位員工的素質(zhì)是開展保密工作的基礎(chǔ)。

  培訓(xùn)是提高員工責(zé)任意識的重要途徑,從培訓(xùn)的內(nèi)容來看,應(yīng)具體包括檔案管理的規(guī)章制度、檔案管理具體流程、注意事項(xiàng)等。從培訓(xùn)頻率來看,可以一個月一次,也可以是開展專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)目的是讓員工了解自己工作責(zé)任和義務(wù),掌握國家最新的法律法規(guī),提高員工職業(yè)感和保密意識。其次應(yīng)牢抓員工選拔關(guān),適當(dāng)提高檔案管理崗位的進(jìn)入門檻,所選拔的管理者應(yīng)熱愛該職業(yè),勤于學(xué)習(xí)新知識,遵守法律和法規(guī),具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。

  2.2明確管理權(quán)限,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系

  管理的職責(zé)和權(quán)限應(yīng)該被劃分清楚,尤其是安全監(jiān)管部門的職責(zé)與分工直接關(guān)系到檔案信息資料的安全性以及保密性。要想做好保密工作,就要從目前存在的一些安全漏洞和隱患入手,加大對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)和管控力度,及時發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞,采用科學(xué)的技術(shù)方法改善網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。如果遇到信息泄露的隱患和相關(guān)事件,該部門負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的職責(zé),同時完善監(jiān)督體系和分工制度,將責(zé)任落實(shí)到個人,如此才能提高安全管理的水平,做好保密工作。

  2.3加強(qiáng)制度建設(shè),建立責(zé)任追究機(jī)制

  保密工作人員的自覺性和防范意識是非常重要的,但是僅僅依靠員工的自覺性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還是要從根本的保密管理制度出發(fā),找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以彌補(bǔ),才能真正依靠完善的保密制度來做好檔案信息的保密性工作。也要進(jìn)一步健全相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)以及追究制度,提高管理人員的責(zé)任感,督促管理人員切實(shí)履行好自身的工作職責(zé),防止在遇到信息外泄問題時相互推諉。

  3結(jié)論

  并非所有的檔案信息都具有保密性,而且保密的級別也有很大的差異性,而長期的檔案管理工作開展期間,管理人員并沒有形成相應(yīng)的安全防范和保密意識,對于檔案資料的保密程度以及安全管理事項(xiàng)并沒有一個全面、準(zhǔn)確的思想認(rèn)識,由此引發(fā)的信息外泄和泄密事件時有發(fā)生,給企業(yè)和單位的日常管理工作和今后長遠(yuǎn)發(fā)展都帶來極為不利的影響。

  在今后的保密工作當(dāng)中,對于檔案資料的保密等級要加以嚴(yán)格區(qū)分和辨別,對于機(jī)密性的檔案信息要及時進(jìn)行相應(yīng)的保密處理,從管理制度和基本流程上設(shè)置諸多借閱和訪問權(quán)限,同時加強(qiáng)電子檔案及其安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密管理水平,通過科學(xué)的技術(shù)手段來加強(qiáng)檔案的安全性。

  參考文獻(xiàn)

  [1]肖永菊,王有濤.談如何做好新形勢下檔案保密工作[J].鄖陽師范高等?茖W(xué)校學(xué)報,2010(12):215.

  [2]寇振華.新形勢下如何做好高校檔案保密工作[J].濱州職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2010(1):56.

  [3]張靈,李瑞蘭,張君華.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案的保密與利用[J].鄭州牧業(yè)工程高等?茖W(xué)校學(xué)報,2010(1):114.

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