發(fā)布時(shí)間：2018-08-24所屬分類：科技論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：自廣東省開始建設(shè)高速公路以來，檔案管理經(jīng)歷了從原始的純紙質(zhì)管理，和近10年來的電子、紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔的雙套制管理兩種模式。純紙質(zhì)不便管理和利用，雙套制既造成重復(fù)歸檔，浪費(fèi)大量人力、物力，還制約了無紙化辦公和電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展。突破傳統(tǒng)
摘要：自廣東省開始建設(shè)高速公路以來，檔案管理經(jīng)歷了從原始的純紙質(zhì)管理，和近10年來的電子、紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔的“雙套制”管理兩種模式。純紙質(zhì)不便管理和利用，“雙套制”既造成重復(fù)歸檔，浪費(fèi)大量人力、物力，還制約了無紙化辦公和電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展。突破傳統(tǒng)模式，為利用提供便捷快速和安全，已成為檔案行業(yè)亟需解決的問題。以廣東省高速公路項(xiàng)目檔案管理為例，展開電子檔案“單軌制”可行性分析。
關(guān)鍵詞：高速公路,檔案電子,單軌制,可行性分析
0引言
近年來，大數(shù)據(jù)時(shí)代及“互聯(lián)網(wǎng)+”工作模式的到來，使檔案管理工作受到巨大沖擊，信息化管理占據(jù)主要地位，但由于各種因素困擾，目前仍未能完全替代傳統(tǒng)模式。雖然陸續(xù)有機(jī)構(gòu)對檔案“單套制”“單軌制”進(jìn)行研究，但目前仍未有符合國家標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案“單軌制”。
2015年，廣東省交通運(yùn)輸廳組織有關(guān)單位開展的“交通工程項(xiàng)目電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)”研究通過驗(yàn)收，明確部分采用計(jì)算機(jī)管理的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后可直接成為檔案，但最終仍需采用“雙套制”模式(紙質(zhì)與電子并存，采用電子簽名的電子文件整理后仍需按要求打印并編制)。
業(yè)界普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原真性、持久性為電子檔案所不及，但電子檔案的實(shí)用性、儲(chǔ)容性也是紙質(zhì)檔案所不及。信息技術(shù)日益更新的時(shí)代，隨著國家政策法規(guī)保障、技術(shù)難點(diǎn)攻關(guān)和管理服務(wù)創(chuàng)新的發(fā)展，逐步實(shí)施電子檔案“單軌制”將成為未來檔案工作的必然趨勢。
1電子檔案單軌制的定義
國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中對單套制、單軌制的定義為：“單套制”是將電子文件管理嵌入到文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、利用中;“單軌制”即不再生成紙質(zhì)檔案，從辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中原生的、有保存價(jià)值的電子文件，僅以電子方式保存，不再生成紙質(zhì)檔案。電子檔案文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)全業(yè)務(wù)流程均采用電子化模式。
2電子檔案單軌制現(xiàn)狀背景
目前，省內(nèi)高速公路項(xiàng)目普遍采用“雙套制”管理。高速公路項(xiàng)目檔案種類多、形成復(fù)雜、量大、保存周期長，對于檔案管理而言，任務(wù)是繁重的�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“加快提升電子檔案管理。制訂和完善信用、交通、醫(yī)療等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)”。目前電子檔案“單套制”管理已經(jīng)在上海自貿(mào)區(qū)開展實(shí)踐。
2015年，在上海市檔案局指導(dǎo)下，自貿(mào)區(qū)開展了電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)，并逐步在自貿(mào)區(qū)范圍內(nèi)全面推廣，取得了良好成效，為提高管理效率和政務(wù)建設(shè)起到了積極促進(jìn)作用。此外，珠海市檔案局借助廣東省首個(gè)“全國示范數(shù)字檔案館”的創(chuàng)新優(yōu)勢，率先開展電子檔案“單套制”“單軌制”試點(diǎn)工作，在線接收了珠海市工商局2016年以前的各類商事登記原生電子檔案120余萬件，在“單套制”“單軌制”試點(diǎn)層面取得了一定的突破。
3廣東省高速公路項(xiàng)目實(shí)施單軌制管理的必要性
3.1高速公路建設(shè)行業(yè)的標(biāo)桿意義
根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”發(fā)展目標(biāo)，加快提升電子檔案管理水平及加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。高速公路項(xiàng)目檔案具有種類多、管理分散、利用頻繁等特點(diǎn)，建立一套有針對性的電子檔案單軌制管理體系和技術(shù)支撐平臺(tái)，將對高速公路項(xiàng)目的運(yùn)營管理、資源開發(fā)等方面產(chǎn)生重大的促進(jìn)作用。
3.2廣東省在檔案管理新模式的創(chuàng)新意義
電子檔案單軌制管理模式的創(chuàng)立，是在國家法制保障下主動(dòng)創(chuàng)新的結(jié)果，著眼解決電子文件歸檔和電子檔案管理的共性問題，對目前省內(nèi)高速公路項(xiàng)目的傳統(tǒng)檔案管理具有翻天覆地的創(chuàng)新意義。
3.3檔案管理技術(shù)的實(shí)踐意義
計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在交通建設(shè)項(xiàng)目中的廣泛使用，產(chǎn)生了大量的電子文件。由于電子檔案的長期保存技術(shù)措施不到位，檔案的安全與有效性難以保證。單軌制的創(chuàng)新應(yīng)用，將通過創(chuàng)新的管理方式和信息技術(shù)，解決“雙套制”管理模式弊端，促進(jìn)無紙化辦公和電子檔案建設(shè)的發(fā)展。
4高速公路項(xiàng)目實(shí)施電子檔案單軌制的可行性
(1)“單軌制”管理模式成功實(shí)踐和可行性。
前述提到，電子檔案“單套制”已經(jīng)在上海自貿(mào)區(qū)開展實(shí)踐，并取得了良好的效果。自貿(mào)區(qū)電子檔案“單套制”的成功實(shí)施，為單套制、單軌制電子檔案實(shí)施提供了經(jīng)驗(yàn)。
(2)“單軌制”實(shí)施的技術(shù)可行性。
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的采集與處理、存儲(chǔ)與檢索等技術(shù)已得到極大的發(fā)展。目前，國家已出臺(tái)部分電子檔案技術(shù)保障數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，如《DA/T47—2009版式電子文件長期保存格式需求》《DA/T48—2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等對電子檔案基礎(chǔ)要求進(jìn)行了明確規(guī)范。在實(shí)施過程中通過數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)簽名等方式實(shí)現(xiàn)安全使用。在技術(shù)架構(gòu)上，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫支持和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分布式存儲(chǔ)和高并發(fā)訪問。
(3)“單軌制”實(shí)施的經(jīng)濟(jì)可行性。
實(shí)施電子檔案單軌制，減少重復(fù)工作、減少紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)物理空間，大大提高檔案工作效率和資源使用。以省內(nèi)高速公路建設(shè)項(xiàng)目為例，100km將產(chǎn)生45萬頁左右的紙質(zhì)檔案，光紙張費(fèi)用需要近50萬元，還需要建設(shè)至少200m2的庫房來集中保管，庫房內(nèi)還需配備滿足十防要求的各種設(shè)施設(shè)備，費(fèi)用是非常可觀的。
5高速公路電子檔案單軌制實(shí)施架構(gòu)設(shè)想
(1)建立可操作的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)單軌制實(shí)施規(guī)劃。
單軌制檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，需要對檔案來源的各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施規(guī)劃。著重解決流轉(zhuǎn)過程中減少紙質(zhì)文件的介入、保證電子簽章的永久效力等問題，實(shí)現(xiàn)文件隨辦隨歸，檔案管理同步嵌入到電子檔案的整個(gè)周期。
(2)建立完善的檔案管理機(jī)制。
建立電子檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，結(jié)合工作實(shí)際，提前下達(dá)統(tǒng)一要求，嚴(yán)格業(yè)務(wù)部門在電子文件收集整編和存放、利用等過程管控，規(guī)范各項(xiàng)日常操作，確保檔案形成的及時(shí)性、有效性和規(guī)范性。
(3)配備完善的硬件服務(wù)系統(tǒng)。
采用客戶/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)的多用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與全公司網(wǎng)絡(luò)相連接，形成一個(gè)既相對封閉又緊密聯(lián)系的局域網(wǎng)支行環(huán)境。該環(huán)境可分為四個(gè)組成部分：計(jì)算機(jī)設(shè)備、輸入設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備。
(4)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)。
主要包括單軌制檔案管理系統(tǒng)、單套制檔案永久化系統(tǒng)、電子檔案信息支撐平臺(tái)。檔案管理系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)采集管理、綜合檢索、安全維護(hù)、利用系統(tǒng)等。在業(yè)務(wù)上覆蓋檔案類別管理、收集鑒定、編研利用等。檔案永久化系統(tǒng)主要包括檔案永久性存放的硬件設(shè)施和監(jiān)測設(shè)備;檔案信息支撐平臺(tái)主要包括電子檔案的服務(wù)器環(huán)境、熱備份環(huán)境，大容量文檔存儲(chǔ)、檢索和認(rèn)證平臺(tái)。
6實(shí)施電子檔案單軌制存在問題及建議
(1)對傳統(tǒng)管理模式的依賴與新模式的沖突。
長久以來，人們對“雙套制”管理產(chǎn)生了強(qiáng)烈依賴，反之又造成了對電子檔案的不信任，以致在工作中不愿意全力配合電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。推行“單軌制”管理，首先要扭轉(zhuǎn)觀念，真正認(rèn)識(shí)檔案工作信息化建設(shè)的必要性，在軟、硬件的基礎(chǔ)建設(shè)和規(guī)范落實(shí)上做好鋪設(shè)，才能推動(dòng)單軌制的順暢實(shí)施。
(2)電子文件歸檔流程設(shè)計(jì)不規(guī)范，及時(shí)性、有效性、規(guī)范性不能保證。
電子文件收集歸檔工作起于文件形成階段，實(shí)施電子檔案單軌制，要求計(jì)算機(jī)用戶必須按照“前端控制”“全程管理”理念，但由于意識(shí)及習(xí)慣影響，容易造成歸檔結(jié)果的不理想。針對上述可能現(xiàn)象，可通過以下手段規(guī)范：一是制訂完善的歸檔制度，編制操作手冊，明確流程要求;二是制定專項(xiàng)措施，落實(shí)責(zé)任，建立面向用戶的采集、管理等全過程管控制度，并宣傳推廣到每一環(huán)境;三是建立可執(zhí)行的監(jiān)督檢查機(jī)制，由業(yè)務(wù)部門實(shí)施全過程跟蹤和指導(dǎo)。四是加大交底培訓(xùn)，及時(shí)規(guī)范流程工作。
(3)電子檔案的安全可抗性受質(zhì)疑。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全即是電子檔案的安全。隨著信息交流手段的快速增加和資源共享需求，病毒、黑客，隨時(shí)都在窺覷電子檔案留下的漏洞。做好安全防護(hù)是實(shí)施電子檔案單軌制的必要前提，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件系統(tǒng)的布置，須充分考慮電子檔案系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施管理。同時(shí)還需重點(diǎn)加強(qiáng)安全的人為防范。嚴(yán)格執(zhí)行安全管理規(guī)定，把人為因素降到最低。隨時(shí)記錄與系統(tǒng)安全有關(guān)的敏感事件，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)、調(diào)查分析及事后追查，為電子檔案提供良好的安全運(yùn)作環(huán)境。
(4)熟悉檔案和精通計(jì)算機(jī)管理的人才欠缺。
培養(yǎng)既熟悉檔案業(yè)務(wù)工作又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才是目前檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過招聘、送出去深造等渠道，培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才。
7結(jié)語
目前，真正符合國家標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案單軌制雖然還處在摸索和試驗(yàn)階段，但已是未來檔案工作的必然趨勢，同時(shí)還需要長期的改進(jìn)。樹立明確的“檔案+大數(shù)據(jù)”概念，逐漸擺脫檔案“信息孤島”的困擾，在“數(shù)據(jù)跑路”中定位良好的檔案管理工作。
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